事務所便り　社内に眠っている営業データの活用について

社内に眠っている営業データの活用について

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中小企業の経営者の方々がよく「社内にある営業データや人脈などが一目でわかるようになれば、どれだけ営業開拓が進むか」という言葉を口にします。確かに毎日営業で回っている社員の持つ名刺や人脈が機能的、有機的に活用できればどれだけ、営業が進むか計り知れません。

　そこで、会社によっては社員の名刺を回収して一元管理してみたり、業務管理ソフトを利用して情報の一元化を計ったりしていますが、なかなかうまくいっているという成功事例にお目にかかりません。その理由として、社員がはなから「社員全体に社内情報の一元化なんか図れっこない」と情報活用の意識が欠けていること。また情報を収集する維持管理にコストがかかり、その成果が数字に現れにくいといったことがあげられます。

　しかし、最近になってデータを死蔵させないですませる、社内営業データや人脈の効率的な活用ができるサービス、特に名刺・営業活動の一覧性をクラウド利用する方法など充実してきました。

　徳島県ではSansan株式会社のクラウド名刺管理「Sansan」の導入を発表しました。県庁内で眠っている人脈を有効活用することで、県民へのサービス強化を図る目的です。

　今まで、職員の人事異動ごとに人脈の継続がスムーズにいかない点や名刺が個人個人の管理になっていて、事務効率の悪さが問題になっていました。今後は、交渉の経緯などが一目で分かる名刺交換の記録やコンタクト履歴、名刺交換した相手の企業情報や人事情報が入手できるニュース機能など、営業の強化が図れる予定です。

　名刺管理のソフトには大きく分けて２つあります。スキャナーで名刺を読み込むところは同じなのですが、そこからテキスト化されたデータのチェックと修正を自分で行うか、外注に任せるかの方法です。

　今まで多かったのは、社内で統一した業務ソフトを用いて名刺管理をする方法です。この方法ですと、コストはあまりかからないのですが、個人の意識にまかされるところが多く、集められたデータも十分に活用されにくい点が難点としてあげられます。また日々の情報のメンテナンス（相手の部署が変わったとか、組織が変更になったなど）もできませんでした。

　そこで最近話題になっているのが、スキャナーで読みこませる作業は同じなのですが、データのチェック・修正・メンテナンスを外部の専門オペレーターに任せる方法です。コストは発生するけれど、商談履歴や案件情報の管理などを行うことも可能で、営業ツールの一環として活用し、収益アップを実現している企業もでてきています。

　人脈情報は、一日たてば古いものになります。日々の情報メンテナンスを外部に任せることで、常に最新の情報に全社員が接することができるのも強みです。一度検討してみてはいかがでしょうか。

記事提供者：（株）税務研究会　税研情報センター

千代田区神田の税理士佐藤修治税務会計事務所　会社設立

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